Vue d'ensemble
Chaque d élibération votée en conseil engage la collectivité et doit être préparée, notifiée, exécutée et archivée dans des délais précis. Penco structure ce cycle de bout en bout : rédaction du projet, instruction par les services, vote en séance, suivi de l'exécution et archivage documenté. Les agents des affaires générales gagnent en sérénité, les élus arrivent en séance avec les bons dossiers, et chaque décision reste traçable et consultable à tout moment.
Pourquoi ?
La préparation d'une séance du conseil mobilise des contributions de plusieurs services — finances, urbanisme, RH, technique — qui arrivent à des rythmes différents et dans des formats variés. Sans outil commun, le DGS ou l'agent des affaires générales assemble les dossiers à la main, relance les services par email et espère que tout sera prêt avant l'ordre du jour définitif. Après la séance, les délibérations adoptées doivent être transmises au contrôle de légalité, publiées et exécutées — des étapes qui passent souvent entre les mailles faute de suivi structuré.
Avant / Après
| Avant | Après |
|---|---|
| ✗Les projets de délibération circulent par email en versions multiples et mal nommées | ✓Chaque délibération est versionnée dans sa fiche avec l'historique des modifications |
| ✗La relance des services pour obtenir leurs contributions prend un temps considérable | ✓Chaque service suit l'avancement de ses dossiers depuis son propre espace |
| ✗Les délibérations adoptées ne sont pas toutes transmises au contrôle de légalité dans les délais | ✓Les échéances réglementaires de transmission et de publication déclenchent des alertes automatiques |
| ✗Le suivi de l'exécution des décisions adoptées n'est assuré par personne | ✓Chaque délibération adoptée est associée à des actions d'exécution avec responsable et échéance |
| ✗Retrouver une délibération ancienne nécessite de fouiller dans des classeurs papier | ✓La recherche par mot-clé, date ou service retourne la délibération en quelques secondes |
Fonctionnalités
- Fiche délibération complète — objet, séance de rattachement, service porteur, statut, décision adoptée et documents associés réunis en un seul endroit
- Préparation des séances — ordre du jour structuré, dossiers par point et contributions des services suivies jusqu'à la séance
- Versionnage des documents — chaque nouvelle version du projet de délibération est tracée sans écraser la précédente
- Suivi des échéances réglementaires — transmission au contrôle de légalité, publication au recueil des actes administratifs et affichage en mairie tracés avec alertes
- Suivi de l'exécution — chaque délibération adoptée génère des actions assignées aux services concernés, avec statut d'avancement visible par le DGS
- Archivage structuré et interrogeable — recherche par séance, service, thématique ou mot-clé pour retrouver n'importe quelle délibération en quelques secondes
Pour qui ?
- DGS et secrétaires généraux — qui pilotent la préparation des séances et doivent s'assurer que chaque délibération est instruite, adoptée et exécutée dans les règles
- Agents des affaires générales — qui assemblent les dossiers, gèrent les délais et assurent l'archivage des actes
- Communes de 2 000 à 50 000 habitants — dont le rythme de délibérations (6 à 12 séances par an) justifie un suivi structuré sans logiciel métier coûteux
- Communautés de communes — dont les conseils communautaires délibèrent sur des sujets transversaux impliquant plusieurs communes membres
Questions fréquentes
Penco remplace-t-il un logiciel de gestion des actes administratifs ?
Penco n'est pas un logiciel de parapheur électronique ni un outil de transmission au contrôle de légalité. Il couvre la préparation, le suivi et l'archivage des délibérations en mode collaboratif. Pour les collectivités dotées d'un logiciel de gestion des actes, Penco peut jouer le rôle d'espace de préparation et de pilotage de l'exécution, en complément.
Peut-on gérer les délibérations de plusieurs conseils dans le même espace ?
Oui. Une communauté de communes peut gérer les délibérations du conseil communautaire et celles de ses commissions thématiques dans des vues distinctes au sein du même espace Penco, avec des accès différenciés selon les profils.
Les délibérations archivées sont-elles exportables pour répondre à une demande d'accès aux documents administratifs ?
Oui. Toutes les fiches et documents stockés dans Penco sont exportables en PDF ou en CSV à tout moment. Les pièces jointes associées à chaque délibération peuvent être téléchargées individuellement ou par lot pour répondre rapidement à une demande CADA ou à un contrôle.
Cas d'usages associés
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