Vue d'ensemble
Le registre papier d'accueil visiteurs est une source de frictions quotidiennes : écritures illisibles, oublis de signature, aucune notification automatique, conformité RGPD aléatoire. Penco remplace ce registre par un formulaire digital accessible depuis une borne, une tablette ou un lien envoyé à l'avance — sans aucun développement. Le visiteur s'enregistre en quelques secondes, l'hôte est notifié instantanément, et chaque passage est traçable et exportable.
Pourquoi ?
Dans la plupart des organisations, l'accueil repose encore sur un cahier ou un tableur partagé. Les données sont incomplètes, illisibles ou accessibles à tout le monde — ce qui pose un vrai problème de conformité RGPD. En cas d'audit ou d'incident, retrouver un passage précis prend un temps considérable. Et l'expérience visiteur en souffre : attente, relances manuelles, absence de confirmation.
Avant / Après
| Avant | Après |
|---|---|
| ✗Registre papier ou tableur partagé | ✓Formulaire digital en quelques secondes |
| ✗Appel téléphonique ou email manuel à l'hôte | ✓Notification automatique dès l'arrivée |
| ✗Données illisibles, incomplètes ou perdues | ✓Historique clair, exportable et auditable |
| ✗Consentements RGPD non tracés | ✓Consentements enregistrés, accès contrôlé |
| ✗Recherche d'un passage : feuilleter des pages | ✓Recherche instantanée par nom, date ou hôte |
Fonctionnalités
- Formulaire d'enregistrement — accessible depuis une borne, une tablette ou un lien envoyé en amont
- Notification automatique de l'hôte — email ou message interne dès l'arrivée du visiteur
- Gestion des consentements — clauses de confidentialité signées et archivées à chaque passage
- Historique exportable — recherche par nom, date, hôte ou type de visite ; export CSV ou PDF
- Alertes paramétrables — visites hors horaires, prestataires récurrents, profils sensibles
- Personnalisation par site — champs, consignes et emails adaptés à chaque bâtiment ou service
Pour qui ?
- Sièges et bureaux d'entreprise — recevant des visiteurs, prestataires ou auditeurs réguliers
- Sites industriels et logistiques — avec des exigences de sécurité et de traçabilité renforcées
- Collectivités et bâtiments publics — soumis aux obligations RGPD sur les données de passage
- Hôtels, résidences et espaces culturels — pour un accueil professionnel et sans friction
Questions fréquentes
Faut-il une borne ou un matériel spécifique ?
Non. Penco fonctionne depuis n'importe quel navigateur — une tablette à l'accueil suffit. Vous pouvez aussi envoyer un lien d'enregistrement au visiteur avant sa venue pour qu'il arrive pré-enregistré.
Comment sont gérés les consentements RGPD ?
Le formulaire d'enregistrement intègre une case de consentement paramétrable. Chaque signature est horodatée et archivée. En cas d'audit, vous pouvez exporter l'ensemble des consentements en quelques clics.
Peut-on gérer plusieurs sites ou bâtiments ?
Oui. Chaque site dispose de son propre espace avec ses champs, ses consignes et ses notifications — tout en restant consultable depuis une vue consolidée pour les responsables multi-sites.
Cas d'usages associés
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