Vue d'ensemble
Chaque établissement recevant du public géré par la commune doit disposer d'un registre de sécurité à jour, de visites de commission régulières et d'un suivi des prescriptions émises. Penco centralise ces obligations dans un espace structuré : chaque ERP dispose de sa fiche, les visites sont planifiées et tracées, les prescriptions sont suivies jusqu'à leur levée et les alertes préviennent les responsables avant chaque échéance réglementaire. Plus de classeur introuvable, plus de contrôle manqué.
Pourquoi ?
Les obligations réglementaires liées aux ERP sont nombreuses, récurrentes et non négociables. Pourtant, leur suivi repose dans la plupart des communes sur des classeurs papier éparpillés entre les bâtiments, des tableurs tenus par un seul agent et des rappels griffonnés dans un agenda. Quand la commission de sécurité se présente, l'agent en charge doit fouiller dans ses archives pour retrouver le dernier rapport de visite et la liste des prescriptions en cours. Si une prescription n'a pas été levée dans les délais, la salle peut être fermée au public — avec toutes les conséquences que cela implique.
Avant / Après
| Avant | Après |
|---|---|
| ✗Les registres de sécurité sont des classeurs papier éparpillés dans les bâtiments | ✓Chaque ERP dispose d'un registre numérique centralisé et accessible à distance |
| ✗Les échéances de visite réglementaire sont suivies dans un agenda ou un tableur manuel | ✓Les échéances déclenchent des alertes automatiques bien avant la date limite |
| ✗Les prescriptions émises par la commission ne sont pas toutes suivies jusqu'à leur levée | ✓Chaque prescription est tracée avec un responsable, une échéance et un statut de levée |
| ✗Impossible de produire rapidement l'historique d'un ERP lors d'un contrôle imprévu | ✓L'historique complet des visites et actions est consultable et exportable en quelques secondes |
| ✗Le responsable technique n'a pas de vue globale sur l'état de conformité de son parc ERP | ✓Un tableau de bord affiche le statut de conformité de chaque ERP et les alertes en cours |
Fonctionnalités
- Fiche ERP complète — catégorie, capacité d'accueil, adresse, responsable, type d'activité et commission de sécurité compétente réunis dans une fiche unique par établissement
- Registre de sécurité numérique — contrôles techniques, exercices d'évacuation, vérifications des systèmes de sécurité incendie enregistrés et horodatés
- Suivi des visites de commission — date, composition de la commission, avis rendu, rapport joint et prescriptions issues de chaque visite tracés dans la fiche ERP
- Gestion des prescriptions — chaque prescription est assignée à un responsable avec une échéance de levée et un statut mis à jour au fur et à mesure des travaux
- Alertes avant les échéances — rappels automatiques avant chaque visite périodique, contrôle technique ou délai de levée de prescription pour ne rien manquer
- Tableau de bord de conformité — état de conformité de chaque ERP, prescriptions en cours, visites à planifier et alertes actives visualisés en un coup d'œil
Pour qui ?
- Responsables des services techniques — qui pilotent la conformité réglementaire de plusieurs ERP en parallèle et ont besoin d'une vue consolidée sans fouiller dans des classeurs
- Agents de maintenance — qui réalisent les contrôles techniques et doivent les consigner rapidement depuis le terrain
- DGS — qui souhaitent s'assurer que la collectivité remplit ses obligations réglementaires sans dépendre de la mémoire des agents
- Communes et intercommunalités — gérant plusieurs ERP de natures différentes : salles, écoles, équipements sportifs, bâtiments administratifs
Questions fréquentes
Penco remplace-t-il un logiciel de gestion de la maintenance ou un registre de sécurité certifié ?
Penco structure le suivi des obligations réglementaires ERP de façon opérationnelle et accessible. Il ne remplace pas un registre de sécurité certifié au sens strict du Code de la construction, mais permet d'en tenir la substance de façon numérique et traçable. Pour les collectivités sans outil dédié, Penco apporte une solution immédiatement opérationnelle qui améliore significativement le niveau de conformité.
Peut-on gérer des ERP de catégories et de types très différents dans le même espace ?
Oui. Penco permet de créer des fiches adaptées à chaque type d'ERP — établissements scolaires, salles de spectacle, établissements sportifs — avec des champs et des workflows spécifiques à chaque catégorie. Tous les ERP restent dans le même espace avec des vues filtrées par type, catégorie ou statut de conformité.
Les rapports de visite et documents réglementaires peuvent-ils être joints aux fiches ERP ?
Oui. Chaque fiche ERP et chaque visite peuvent recevoir des pièces jointes : rapport de la commission, attestations de contrôle, devis et factures de travaux correctifs. Ces documents sont versionnés et consultables à tout moment, y compris depuis un smartphone lors d'une visite sur site.
Cas d'usages associés
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