Vue d'ensemble
Gérer les autorisations d'occupation du domaine public, c'est coordonner des demandes hétérogènes — terrasses, chantiers, marchés, événements — avec des délais, des contraintes de sécurité et plusieurs services impliqués. Penco centralise l'ensemble du processus dans un espace unique : dépôt de la demande, instruction, validation et archivage. Les agents savent à tout moment où en est chaque dossier, et les pétitionnaires obtiennent une réponse dans les délais.
Pourquoi ?
Sans outil dédié, les demandes arrivent par email, par courrier ou au guichet, et chaque agent gère son stock dans son propre coin. Les conflits de dates sur un même tronçon de voirie ne se détectent qu'au dernier moment. Quand un pétitionnaire rappelle pour connaître l'avancement de son dossier, personne ne peut répondre immédiatement sans fouiller dans sa boîte mail. Et en cas de litige, retrouver la décision originale et ses pièces jointes relève du parcours du combattant.
Avant / Après
| Avant | Après |
|---|---|
| ✗Les demandes arrivent par email, courrier et guichet sans point d'entrée unique | ✓Un formulaire en ligne centralise toutes les demandes dès leur dépôt |
| ✗Les conflits de dates sur la voirie se découvrent au dernier moment | ✓Le calendrier des occupations actives détecte les chevauchements en amont |
| ✗L'avancement d'un dossier est impossible à communiquer sans fouiller les mails | ✓Le statut de chaque demande est visible en temps réel par tous les agents concernés |
| ✗Les pièces jointes et arrêtés sont dispersés sur les postes de travail | ✓Chaque dossier regroupe ses documents, sa décision et son historique d'instruction |
| ✗La traçabilité des décisions est quasi inexistante en cas de litige | ✓Chaque action est horodatée et rattachée à l'agent qui l'a effectuée |
Fonctionnalités
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Formulaire de dépôt en ligne — le pétitionnaire saisit lui-même sa demande avec toutes les pièces requises, sans passage obligatoire au guichet
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Workflow d'instruction paramétrable — chaque étape est assignée à un agent ou un service, avec notifications automatiques à chaque changement de statut
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Détection des conflits de dates — la vue calendrier affiche toutes les occupations actives et signale les chevauchements géographiques ou temporels
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Gestion des pièces jointes — plans, assurances, kbis et arrêtés sont stockés et versionnés directement dans la fiche de demande
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Suivi des échéances — alertes automatiques avant expiration d'une autorisation pour anticiper les renouvellements
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Archivage horodaté — chaque décision est conservée avec son historique d'instruction complet, consultable à tout moment
Pour qui ?
- Services voirie et domaine public — qui instruisent des dizaines de demandes par mois et ont besoin d'une vue d'ensemble sur les occupations en cours
- Agents d'accueil — qui reçoivent les demandes et ont besoin d'un point d'entrée unique pour les enregistrer et les orienter
- Communes de 3 000 à 50 000 habitants — dont le volume de demandes ne justifie pas un logiciel métier dédié mais dépasse les capacités d'un tableur
- Communautés de communes — qui mutualisent l'instruction des demandes entre plusieurs communes membres
Questions fréquentes
Les pétitionnaires peuvent-ils suivre l'avancement de leur demande ?
Oui. Penco permet de partager une vue en lecture seule avec un lien sécurisé, ou d'envoyer des notifications automatiques par email à chaque changement de statut. Le pétitionnaire est informé sans avoir à rappeler le service.
Peut-on gérer plusieurs types d'occupation avec des workflows différents ?
Oui. Penco permet de créer des vues et des formulaires distincts par type d'occupation — terrasses, chantiers, événements — chacun avec ses propres champs et étapes d'instruction. Tout reste dans le même espace, sans multiplication d'outils.
Les données et documents sont-ils conformes au RGPD et aux obligations d'archivage ?
Oui. Penco est hébergé en Europe et conforme au RGPD. Les droits d'accès sont gérés par agent et par espace. Les documents sont conservés avec leur historique complet, ce qui répond aux exigences de traçabilité et d'archivage des collectivités.
Cas d'usages associés
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