Vue d'ensemble
L'instruction des demandes d'urbanisme est une activité réglementée, avec des délais légaux dont le non-respect a des conséquences juridiques directes pour la collectivité. Penco structure le suivi de chaque dossier : enregistrement, instruction par les services consultés, suivi des délais et notification de la décision. Les agents instructeurs gagnent en sérénité, aucun délai réglementaire ne passe inaperçu et le responsable du service dispose d'une vue fiable sur l'ensemble des dossiers en cours.
Pourquoi ?
Dans les communes qui instruisent elles-mêmes leurs autorisations d'urbanisme, le suivi des dossiers repose souvent sur un tableur mis à jour manuellement et une armoire de dossiers physiques classés par type. Quand un instructeur est absent ou quitte la commune, ses dossiers en cours sont difficiles à reprendre. Les délais d'instruction varient selon les types d'autorisation et les consultations obligatoires, et les tenir tous à jour sans outil adapté est une source permanente de stress pour les agents et les responsables. Un dossier oublié peut déboucher sur un permis tacite accordé à tort.
Avant / Après
| Avant | Après |
|---|---|
| ✗Les dossiers sont suivis dans un tableur manuel que seul l'instructeur principal tient à jour | ✓Chaque dossier est accessible à toute l'équipe avec son état d'avancement en temps réel |
| ✗Les délais réglementaires sont suivis dans un agenda sans alerte automatique | ✓Les délais d'instruction déclenchent des alertes automatiques bien avant leur expiration |
| ✗Les pièces des dossiers sont éparpillées entre le physique, les emails et le serveur partagé | ✓Chaque dossier centralise ses pièces, ses consultations et sa décision dans une fiche unique |
| ✗Les services consultés ne savent pas toujours ce qu'on attend d'eux ni dans quels délais | ✓Chaque consultation est assignée avec une échéance et un statut visible par tous les intervenants |
| ✗Le responsable ne dispose d'aucune statistique fiable sur l'activité du service instructeur | ✓Le tableau de bord affiche le volume par type d'autorisation, les délais moyens et les dossiers en retard |
Fonctionnalités
- Enregistrement structuré du dossier — type d'autorisation, pétitionnaire, adresse du projet, date de dépôt et pièces jointes saisis à la réception du dossier
- Suivi des délais réglementaires — délais d'instruction par type d'autorisation paramétrés avec alertes automatiques à l'approche de chaque échéance
- Gestion des consultations obligatoires — chaque service ou organisme à consulter est identifié, notifié et son avis est tracé dans la fiche du dossier
- Workflow d'instruction — le dossier progresse de Reçu vers Incomplet, En instruction, Décision rendue et Notifié selon un processus structuré et reproductible
- Centralisation des pièces et échanges — tous les documents, courriers et échanges liés au dossier sont regroupés dans une fiche unique consultable à tout moment
- Tableau de bord du service instructeur — volume par type d'autorisation, délais moyens d'instruction, dossiers en retard et décisions rendues par période
Pour qui ?
- Responsables du service urbanisme — qui instruisent des dossiers en flux continu et ont besoin d'une vue fiable sur les délais et la charge de leur équipe
- Agents instructeurs — qui gèrent simultanément plusieurs dossiers de types différents et ont besoin d'alertes pour ne manquer aucun délai réglementaire
- DGS de petites communes — qui instruisent eux-mêmes les autorisations d'urbanisme sans service dédié et ont besoin d'un outil simple et structurant
- Communes instruisant en propre — qui ne sont pas rattachées à un service instructeur intercommunal et gèrent leur ADS en régie directe
Questions fréquentes
Penco remplace-t-il un logiciel ADS dédié à l'instruction des autorisations d'urbanisme ?
Penco ne remplace pas un logiciel ADS complet avec gestion des flux Plat'AU, interfaçage avec le cadastre ou génération automatique des courriers réglementaires. Il couvre le suivi opérationnel des dossiers — délais, consultations, pièces, décisions — pour les communes qui ont besoin de structure sans investir dans un logiciel métier coûteux. Les deux peuvent coexister : Penco comme outil de pilotage et de coordination, le logiciel ADS pour les flux réglementaires.
Comment gérer les dossiers incomplets qui nécessitent une demande de pièces complémentaires ?
Penco permet de créer un statut Incomplet avec une date limite de complément et une liste des pièces manquantes. L'agent est alerté à l'approche de l'échéance, et le délai d'instruction est suspendu tant que le dossier n'est pas complet — ce qui peut être tracé dans la fiche du dossier.
Peut-on gérer les recours et contentieux liés aux décisions d'urbanisme ?
Oui. Penco permet d'associer à chaque dossier clôturé un suivi des recours éventuels — gracieux ou contentieux — avec les pièces, les échéances de procédure et les échanges avec le service juridique. Cela assure une continuité entre l'instruction et le suivi post-décision sans changer d'outil.
Cas d'usages associés
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